Romildo Andrade de Souza Junior

O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar os documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação. Com a elaboração de um Plano, é possível a padronização da denominação dos documentos, bem como a recuperação de seu contexto de produção. A Tabela de Temporalidade de Documentos, por sua vez, é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico e histórico, além de autorizar a sua eliminação ou determinar a sua guarda permanente. A elaboração desses dois pilares da implementação da gestão documental é uma atividade técnica, de grande complexidade, pois deve respeitar uma metodologia preestabelecida (classificação funcional ou estrutural), assegurar a realização de um levantamento exaustivo de todos os documentos produzidos, recebidos e acumulados no exercício das funções e atividades do órgão, além de consolidar os resultados de pesquisas em diversos textos legais e do levantamento de informações junto aos produtores de documentos. De modo que não é possível elaborar um Plano de Classificação aderente à realidade sem uma ampla pesquisa de campo! (segue) Coautores

O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar os documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação. Com a elaboração de um Plano, é possível a padronização da denominação dos documentos, bem como a recuperação de seu contexto de produção. A Tabela de Temporalidade de Documentos, por sua vez, é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico e histórico, além de autorizar a sua eliminação ou determinar a sua guarda permanente. A elaboração desses dois pilares da implementação da gestão documental é uma atividade técnica, de grande complexidade, pois deve respeitar uma metodologia preestabelecida (classificação funcional ou estrutural), assegurar a realização de um levantamento exaustivo de todos os documentos produzidos, recebidos e acumulados no exercício das funções e atividades do órgão, além de consolidar os resultados de pesquisas em diversos textos legais e do levantamento de informações junto aos produtores de documentos. De modo que não é possível elaborar um Plano de Classificação aderente à realidade sem uma ampla pesquisa de campo! (segue) Coautores